Penerapan ERP di EDG

Penerapan ERP di EDG

Erha Dermatology Group (EDG)

Erha Dermatology Group (EDG), adalah perusahaan dalam healthcare industry, khususnya bidang dermatology yang didirikan pada tanggal 28 September 1999 oleh Ricardo Handoko. Ada tiga pilar utama yang dibangun oleh EDG dalam upaya mewujudkan visinya, yakni Bisnis (Business), Pengetahuan (Science), dan Sumber Daya Manusia (People) yang antara lain diwujudkan melalui pendirian dan pengembangan tiga unit bisnis yaitu PT. Erha Pharma, PT. Erha Medicals, dan PT. Erha Dermato Center. Berbagai bentuk program pengembangan dan pelatihan SDM serta pendirian Erha Lab & Institute yang tentunya mendukung pengembangan produk dan layanan berkualitas serta tenaga medis berkompetensi khususnya pada bidang dermatology dilaksanakan. Ini sebagai komitmen perusahaan ini pada bidang keilmuan serta pengembangan sumber daya.

Unit Bisnis EDG

Adapun peran masing-masing strategic business unit PT EDG bisa sedikit dijelaskan sebagai berikut.

PT. Erha Dermato Center (EDC), unit bisnis ini bergerak dalam bidang perawatan kesehatan kulit. Hal ini dilakukan melalui jaringan erha21 Dermatology Clinic Group yang terdapat di Jakarta, Surabaya, Bandung, Semarang, Padang, Batam dan Makassar, Medan, Yogyakarta, dan Makasar

PT. Erha Medicals (EM), unit bisnis yang kedua adalah unit bisnis yang bersifat Business to Business. Unit bisnis ini memfokuskan diri dalam bidang distribusi produk-produk dermatology dan juga bekerja sama sebagai partner bagi dermatologist serta profesional medis lain.

PT. Erha Pharma (EP) merupakan unit bisnis ketiga yang bergerak di bidang manufacturing pharmaceutical. Unit bisnis ini menerapkan standar Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) baik dalam memproduksi maupun mengembangkan produk farmasi dermatologi.

Mewujudkan Visi Perusahaan “Integrated Dermatology Industry” (Keselarasan Visi Perusahaan dengan IS)

Erha Dermatology memutuskan untuk berinvestasi dalam penerapan ERP di perusahaan mereka agar visi perusahaan mereka yakni Integrated dermatology industry dapat terwujud. Seperti yang sudah dijelaskan di atas pula, ini tentu sejalan dengan tiga strategic business unit yang dimiliki Erha Dermatology yakni PT. Erha Pharma, PT. Erha Medicals, dan PT. Erha Dermato Center, yang merupakan perwujudan dari tiga pilar utama mereka yaitu Bisnis (Business), Pengetahuan (Science), dan Sumber Daya Manusia (People). Dalam penerapan ini mereka memilih PT Mitra Integrasi Informatikan sebagai mitra dalam implementasi solusi dan jasa implementasi ERP (Enterprise Resources Planning) berupa Microsoft Business Solutions – Axapta (Microsoft Axapta).

Erha Dermatology sebagai pemain di industri dermatology dituntut untuk terus berinovasi agar mampu menghasilkan produk beragam yang terintegrasi. Dengan penerapan ERP Microsoft Business Solution maka diharapkan efisiensi dan kualitas pelayanan terhadap pelanggan dapat ditingkatkan dengan bisnis aplikasi yang terintegrasi sehingga produk inovatif berdaya saing tinggi mampu diproduksi.

Keselarasan Business Process, People, dan IT

Selain sejalan dengan tiga strategic business unit yang dimiliki Erha Dermatology yakni PT. Erha Pharma, PT. Erha Medicals, dan PT. Erha Dermato Center, yang merupakan perwujudan dari tiga pilar utama mereka yaitu Bisnis (Business), Pengetahuan (Science), dan Sumber Daya Manusia (People). Solusi Microsoft Axapta dianggap mampu memberikan kekuatan dasar yang utuh (terintegrasi) yang memang dibutuhkan perusahaan dalam berkolaborsi dengan pelanggan, partner, karyawan dan tentunya supplier.

Microsoft Axapta mampu memberikan solusi akan kemudahan dan pemahaman yang diharapkan mampu menghasilkan strategi baru, yakni operate across borders serta meningkatkan pertumbuhan bisnis. Microsoft Axapta juga mendukung dalam penyediaan beberapa pilihan fungsi antara lain Manufacturing, Distribution, Supply Chain Management, Project Management, Financial Management, Business Analysis, Customer Relationship Management, Human Resource Management, Enterprise Portal, Commerce Gateway.

Dalam pengembangannya pun Erha Dermatology tidak main-main. P.T. Metrodata Electronics, Tbk. (METRODATA) melalui anak perusahaannya yaitu PT. Mitra Integrasi Informatika (MII) dipercaya sebagai mitra dalam penerapan. PT Metrodata sendiri sudah terbukti berkualitas dalam menangani solution busines. Sedangkan PT Mitra Integrasi Informatika (MII) merupakan salah satu anak perusahaan dalam kelompok usaha METRODATA ini yang memfokuskan diri di bidang jasa solusi teknologi informasi khususnya dalam bidang design, implementasi, konsultasi, pelatihan, sistem integrasi teknologi informasi, dan lain lain. MII telah dipercaya oleh mitra bisnis berskala internasional seperti Dell, Cisco Systems, Lotus, Cincom, Microsoft, Oracle, HP OpenView, CheckPoint, Veritas, Trend Micro, Remedy, Epson, Hitachi Data System, Hewlett-Packard, IBM dan Sun Microsystems.

Solusi ERP berupa Microsoft Business Solutions – Axapta (Microsoft Axapta), memberikkan perusahaan antara lain nilai tambah, efisiensi serta juga memberikan manfaat bagi Erha Dermatology Group. Yakni integrasi seluruh fungsi dari berbagai divisi yang akan menjdai satu kesatuan sistem. Aplikasi akan dijalankan menggunakan solusi Mosaiq (salah satu produk yang dikembangkan oleh MII). Untuk Erha Dermatology Group yang akan diaplikasikan di EM yakni Mosaiq Call Performance, Mobile Detailing Modul & Mobile Sales Order melalui PDA (Personal Data Assistant). Hal ini bertujuan agar para tenaga sales Erha Darmatology bisa membuat sales order secara mobile.

Metode Pengembangan IS yang dipilih

Adapun metode pengembangan IS yang dipilih adalah secara bertahap. Ada dua fase dalam implementasi sehingga diharapkan proses ini dapat berjalan dengan baik dan proses bisnis sehari-hari tidak menghadapi banyak hambatan.

Sedikit gambaran tentang Microsoft Business Solutions – Axapta (Microsoft Axapta).

Solusi Microsoft Axapta ini dinilai mampu memenuhi kebutuhan dari perusahaan yakni komputerisasi dalam proses bisnis Erha Dermatology karena sistem ini fleksibel, beragam, dan terintegrasi. Microsoft Axapta mempunyai kelebihan user friendly serta mempunyai customization tools sehingga jika terjadi perubahan di Erha tidak membutuhkan waktu lama untuk mennyesuaikannya. . Solusi ini menyediakan kemudahan dan pemahaman guna mendapatkan strategi baru yakni operate across borders serta meningkatkan pertumbuhan bisnis. Microsoft Business Solutions memiliki rangkaian solusi yaitu diantaranya Microsoft Axapta dan Microsoft CRM. Microsoft Axapta dapat dijalankan dengan menggunakan platform Microsoft Windows Server dengan Microsoft SQL Database. Microsoft Axapta juga mendukung dalam penyediaan beberapa pilihan fungsi yang menyeluruh, termasuk diantaranya Manufacturing, Distribution, Supply Chain Management, Project Management, Financial Management, Customer Relationship Management, Human Resource Management, Business Analysis, Enterprise Portal, Commerce Gateway.

Pemanfaatan Project Management

Implementasi ERP di Erha dermatology sudah diatur sedemikian rupa agar bisa berjalan dengan baik. Ada dua fase dalam proses impementasi ERP di Erha Dermatology. Fase pertama implementasi yang akan dilakukan di PT. Erha Pharma, PT. Erha Medicals, dan PT. Erha Dermato Center adalah mengimplementasi modul finance, trade, logistic, human resources. Rencananya modul ini untuk 30 pengakses aplikasi secara bersamaan (concurrent users) dengan lokasi di Jakarta dan Bandung. Sedangkan fase ke-dua implementasi akan dilakukan di PT. Erha Pharma yakni implementasi manufacturing modul dengan 5 concurrent users di Cikarang yang akan online ke kantor pusat dengan menggunakan teknologi frame relay.

Untuk proses implementasi solusi pada fase pertama hingga ‘go live’ diperlukan waktu kurang lebih 6 bulan, dimulai bulan Juni 2004, sedangkan fase ke-dua diperlukan waktu 3 bulan, dimulai bulan Januari 2005, termasuk instalasi, pelatihan terhadap pengguna dan dukungan pengoperasian selama 1 bulan

Implementasi fase kedua yang dilakukan di PT. Erha Pharma untuk manufacturing modul dengan 5 concurrent users di Cikarang membutuhkan alokasi waktu selama 3 bulan, dimulai bulan Januari 2005 termasuk instalasi, pelatihan untuk pengguna dan dukungan pengoperasian selama satu bulan

Tantangan yang dihadapi

Dalam implementasi ini, Erga Dermatology menghabiskan investasi sebesar Rp. 3 Miliar. Dengan harapan, setelah implementasi target efisiensi dalam proses bisnis akan tercapai. Bagi perusahaan besar, dana bukan menjadi masalah atau tantangan dalam pengembangan IS di perusahaan mereka.

Dalam implementasi ERP ini, Erha Dermatology melakukan perubahan dalam proses bisnis yang terkait. Hal ini tentu menjadi tantangan bagi manajemen karena harus melakukan penyesuain-penyesuaian akan sistem baru. Kesadaran perusahaan dalam menerapkan sistem ini perlu ditingkatkakan mengingat pengeluaran untuk implementasi ini tidak langsung menunjukkan hasil yang signifikan dalam mendongkrak penghasilan perusahaan.

Namun, dengan mitra yang terpercaya yakni dari PT Mitra Integrasi Informatika (MII), diharapkan Erha Dermatology mampu menemukan solusi dari penyesuaian-penyesuaian yang harus dilakukan karena adanya perubahan proses bisnis terkait dengan implementasi ERP di perusahaan mereka.

Kesimpulan

Implementasi ERP di Erha Dermatology merupakan langkah tepat bagi perusahaan yang bergerak di bidang healthcare industry ini. Dengan investasi yang tidak sedikit, pengimplementasian ini akan mampu berbuntut pada efektifitas dan efisiensi proses bisnis. Dengan implementasi ini diharap dapat menghasilkan laporan dengan lebih cepat sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan. Selain itu untuk penanganan sumber daya manusia yang lebih baik, serta untuk lebih kompetitif

Dengan penerapan ERP Microsoft Business Solution maka Erha Dermatology akan mampu bersaing karena mampu menghasilkan produk yang beragam dan terintegrasi. Efisiensi dan kualitas pelayanan terhadap pelanggan dapat ditingkatkan dengan bisnis aplikasi yang terintegrasi yang mampu menghasilkan produk yang inovatif dan memiliki daya saing tinggi.